Hội thảo là công cụ được ưa dùng với các cá nhân, công ty, tổ chức, nhà nước cho những vấn đề cần thu hút sự tham gia đóng góp và phát huy ý kiến tập thể. Tuy nhiên, không phải hội thảo nào cũng thành công hay đảm bảo được tinh thần chia sẻ ý kiến của tập thể. Có những hội thảo chỉ mang tính hình thức, dẫn đến lãng phí tài lực, nhân lực và thời gian. Để phát huy được công năng của hội thảo một cách triệt để, tùy theo tính chất của hội thảo, phản hồi hay bàn bạc, đề xuất… mà cách thức tổ chức có thể khác nhau. Sau đây, VITD đơn vị chuyên cho thuê phòng hội thảo Hà Nội chia sẻ các 3 yếu tố quyết định sự thành công của 1 buổi hội thảo.
Yếu tố 1: Lập kế hoạch
Đây là công đoạn đầu tiên và cũng khá là quan trọng, nó quyết định rất lớn sự thành công của một hội thảo. Trong công đoạn này, các yếu tố liên quan như chủ đề, cách thức mục tiêu của hội thảo, thành phần tham dự, địa điểm, thời gian, lịch trình, tiến độ thực hiện, ngân sách, nhân sự, công tác hậu cần…phải được làm rõ. Trong đó việc xác định mục tiêu cụ thể của hội thảo là rất quan trọng, nó sẽ là chỉ số kiểm chứng giúp ban tổ chức đánh giá mức độ thành công của hội thảo sau này.
Yếu tố 2: Thực hiện.
Giai đoạn này bao gồm các bước như PR sự kiện, công tác chuẩn bị – hậu cần, thực hiện buổi hội thảo.
Pr sự kiện: Tùy theo chủ để mục tiêu tính chất của buổi hội thảo. Để chúng ta có những hoạt động pr, thông báo tương ứng. Có nhưng hội thảo chỉ cần thông báo bằng email đến những đối tượng cụ thể. Cũng có những hội thảo cần pr một cách rộng rãi trên nhiều kênh khác nhau nhằm thu hút được càng nhiều ng càng tốt.
Triển khai công tác chuẩn bị hậu cần: Công tác này liên quan nhiều đến cơ sở vật chất bao gồm hội trường, bàn ghế, thiết bị nghe nhìn (máy tính, máy chiếu, màn chiếu, âm thanh, ánh sáng…) các tài liệu, hình ảnh trực quan hóa, các phụ liệu khác; và dịch vụ cơ bản bao gồm như ăn, nghỉ, công tác an ninh, và các dịch vụ bổ trợ khác…
Thực hiện hội thảo: Đây là công tác liên quan trực tiếp đến việc hội và thảo, bao gồm:
Bao quát kiểm soát: Người chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức phải có danh mục các công việc cần kiểm tra và, trước khi bắt đầu hội thảo, phải tầm soát nhanh các danh mục đó để đảm bảo tính hoàn thiện của sự kiện.
Điều hành hội thảo: Là một trong những công tác quan trọng nhất nhằm đảm bảo sự thành công của một hội thảo. Trong đó, bao gồm đảm bảo về mặt thời gian, hình thức thảo luận phù hợp, sự liên quan đến chủ đề hội thảo và đảm bảo việc hướng đến mục tiêu hội thảo của các phiên thảo luận.
Lưu trữ tư liệu về hội thảo: Là những video, hình ảnh của hội thảo, biên bản tốc ký kết quả thảo luận, các tài liệu minh họa cho nội dung trình bày kết quả thảo luận. Tất cả những tài liệu này sẽ giúp ban tổ chức trong việc đánh giá, báo cáo sau hội thảo
Tóm tắt kết quả: Kỹ thuật này thường được sử dụng trong phần cuối cùng của chương trình. Phần này, người điều hành sẽ tóm tắt những kết quả đã đạt được thông qua thảo luận, đóng góp ý kiến từ phía đại biểu tham dự. Nếu phải thành lập nhóm (tổ) công tác cho các hoạt động sau hội thảo thì người điều hành cũng nên thông báo và thành lập nhóm trước khi kết thúc hội thảo.
Yếu tố 3 – Sau khi thực hiện.
Đây là công đoạn thuộc về phần hậu kỳ nhưng không kém phần quan trọng, bởi những ý kiến, đề xuất, giải pháp, kết luận trong hội thảo phải được hệ thống lại để báo cáo cho các tổ chức, cá nhân có liên quan và tổ chức thực hiện chúng. Công đoạn này bao gồm hai bước cơ bản:
– Tổng kết – đánh giá – báo cáo: Dựa trên tất cả những tài liệu sao lưu diễn biến hội thảo như đã trình bày ở trên, ban tổ chức phải làm công tác báo cáo, trong đó tổng kết lại tất cả ý kiến, đề xuất liên quan đến chủ đề hội thảo và đánh giá mức độ thành công của hội thảo dựa trên các mục tiêu đã đặt ra trong phần hoạch định hội thảo. Báo cáo này phải được gửi đi cho các cá nhân, tổ chức có liên quan để thực hiện.
– Theo dõi – thực hiện: Dĩ nhiên, trong bản báo cáo phải bao gồm nội dung về phần việc sẽ được thực hiện tiếp theo. Trong đó, thông tin về nội dung công việc cần phải thực hiện, ai thực hiện, khi nào, ở đâu, thời gian hoàn thành, kinh phí… phải được đề cập rõ ràng, chính xác. Dựa vào kết quả đó, người điều phối hoạt động sẽ điều hành và giám sát tiến độ thực hiện các công việc sau hội thảo.
Căn cứ vào ba yếu tố: Hoạch định, trong khi thực hiện và sau khi thực hiện, phòng hội thảo Hà Nội hy vọng bạn sẽ giúp bạn tổ chức buổi hội thảo của mình sao cho hợp lý, tiết kiệm, đạt hiệu suất cao nhất và thành công nhất.