Kinh nghiệm thuê hội trường tổ chức sinh nhật câu lạc bộ

Ngày nay với xu hướng hội nhập, những bạn sinh viên thường rất năng động. Ngoài những giờ học lý thuyết trên giảng đường, các bạn thường tham gia nhiều câu lạc bộ để sinh hoạt, giao lưu, mở rộng các mối quan hệ để học hỏi nhau. Khi trở về chung 1 mái nhà câu lạc bộ, ngoài việc đào tạo kiến thức, hỗ trợ nhau về chuyên môn. Các bạn cũng thường xuyên có những chương trình sự kiện sôi động để gắn kết tình cảm. Trong số đó, có chương trình tổ chức sinh nhật cho các thành viên là điều không thể bỏ qua. Đặc biệt là trong những dịp đầu năm như giờ đây. 

Với những câu lạc bộ có số lượng ít thì việc tổ chức sẽ diễn ra khá đơn giản. Tuy nhiên, nhiều trường đại học, cao đẳng hội tụ nhiều câu lạc bộ từ lâu, khá lớn mạnh, quy mô số lượng nhiều. Vậy với quy mô như vậy, kinh nghiệm thuê hội trường tổ chức sinh nhật câu lạc bộ có khó không? Bạn cần phải lưu ý những gì? Đọc ngay bài viết này để chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm tới bạn nhé. 

Thuê hội trường phù hợp số lượng người tham dự

Bước đầu tiên để buổi tổ chức sự kiện sinh nhật câu lạc bộ diễn ra thành công thì bạn cần chọn thuê phòng hội trường phù hợp với quy mô người tham dự. Tại sao lại vậy? Bởi, nếu khách mời, thành viên trong câu lạc bộ quá đông nhưng bạn không kiểm soát số lượng chính xác. Điều này sẽ khiến họ khó chịu khi đến tham dự bởi không gian quá trật. Không gian ngột ngạt, gò bó làm họ cảm thấy mất hứng và không có ý định ở lại lâu dài.

Thông thường, những bữa tiệc tổ chức sinh nhật câu lạc bộ thường có lượng khách từ 50-100 khách là đông… Đếm được số lượng khách mời là bao nhiêu, bạn cũng dễ dàng lựa chọn được điểm thuê. Bạn có thể thuê địa điểm: quán cafe, nhà hàng… Nhưng hơn hết, nên thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện. Vì địa điểm này thường có nhiều dịch vụ đính kèm như: dịch vụ Teabreak, dịch vụ in ấn backdrop, dịch vụ in ấn standee… Nhưng mức chi phí bạn bỏ ra lại không quá cao. 

Xem thêm: Thuê hội trường tổ chức sự kiện giá bao nhiêu?

Lựa chọn địa điểm thuê hội trường tổ chức

Sau khi đã biết được số lượng người định tham dự, bạn nên bắt tay tìm kiếm những đơn vị cho thuê hội trường đảm bảo uy tín chất lượng. Một không gian hội trường giúp sự kiện thành công cần có đầy đủ những yếu tố cần thiết, các dịch vụ, trang thiết bị phải đảm bảo xuyên suốt quá trình sự kiện. Ngoài ra, hãy quan sát đánh giá chất lượng phục vụ của hội trường như thế nào nhé. Bởi trong quá trình sử dụng không thể tránh khỏi những sự cố xảy ra. Nếu bạn lựa chọn một hội trường chất lượng phục vụ tốt, họ sẽ là người giải quyết hết những vấn đề, sự cố cho bạn. 

Lưu ý, hãy lựa chọn những hội trường có vị trí gần so với vị trí của bạn. Hãy tìm đến những hội trường được đặt cách tại những vị trí dễ dàng di chuyển. Tránh những chỗ ngóc ngách, bất tiện. Điều này sẽ khiến thành viên mất thời gian trong việc tìm đường. Đặc biệt, vị trí đi lại ảnh hưởng nhiều đến tâm trạng và cảm xúc của các thành viên. Vì vậy, hãy cân nhắc kỹ nhé! 

Thuê hội trường phù hợp với chương trình tổ chức

Các thành viên trong câu lạc bộ cần vẽ ra những mục tiêu, khung chương trình mà mình dự kiến sẽ tổ chức. Vì buổi sinh nhật của bạn không chỉ dành cho một vài người. Mà nó là cả một câu lạc bộ mấy chục người, thậm trí hàng trăm người. Do đó, hãy đảm bảo tất cả mọi người khi đến tham dự tiệc sinh nhật câu lạc bộ đều có những cảm xúc trọn vẹn đến khi kết thúc. Từ khâu tiếc đón, chương trình giới thiệu, chương trình giải trí, thời điểm thổi nến, cho đến khi sử dụng tiệc….Ban tổ chức cần phụ thuộc vào số lượng, mục đích để lựa chọn hội trường phù hợp. 

Hiện nay, có 2 kiểu tổ chức sự kiện là: tổ chức sự kiện ngoài trời và tổ chức sự kiện trong nhà. Dù là lựa chọn tổ chức theo hình thức nào thì cũng mang lại những trải nghiệm và thú vị riêng cho các thành viên. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện trong nhà thường chiếm ưu thế hơn vì chúng giúp ban tổ chức dễ dàng quản lý. 

Chọn điểm thuê có mức giá phù hợp

Tổ chức sự kiện sinh nhật cho sinh viên nên đối tượng chủ yếu là các bạn còn đang ngồi trên giảng đường. Các bạn hạn chế trong vấn đề tự chủ kinh tế. Vì vậy, việc tổ chức sự kiện với quy mô lớn cũng sẽ mất một khoản khá lớn so với các bạn. Tuy nhiên, nếu lựa chọn được điểm thuê phù hợp, thì mức chi phí bỏ ra sẽ hoàn toàn xứng đáng với những gì các bạn nhận về. 

Đối với số lượng quy mô lớn từ 50-200 người, nếu bạn chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại hội trường Vplace, bạn chỉ cần bỏ ra khoảng chi phí từ 1.200.000đ – 5.000.000đ/ phòng. 

 Vplace địa điểm lý tưởng cho thuê hội trường tổ chức sinh nhật câu lạc bộ

Thấu hiểu được mong muốn tìm những địa điểm cho thuê hội trường chất lượng, giá rẻ của những câu lạc bộ đến từ các trường đại học, cao đẳng trong những năm gần đây. Hội trường Vplace đang ngày càng triển mang đến các bạn những phòng hội trường đẹp, sang trọng, lịch sự. Nhưng chi phí bỏ cực kỳ hấp dẫn. 

Là hội trường đặt cái tâm lên hàng đầu, Vplace đã và đang là sự lựa chọn của nhiều câu lạc bộ lớn như: câu lạc bộ Ngoại Thương, câu lạc bộ đồng hương Nghệ Tĩnh, câu lạc bộ đồng hương Nghệ An,… Và thu về những feedback phản hồi chất lượng, hài lòng 100% cả về chất lượng hội trường kèm dịch vụ hỗ trợ. 

Trên đây là toàn bộ bài viết chia sẻ kinh nghiệm khi chọn thuê hội trường tổ chức sự kiện sinh nhật cho câu lạc bộ. Vào những ngày đầu năm như hiện tại, việc thuê hội trường tổ chức sự kiện cho những bạn có sinh nhật cũng là dịp để mọi người gặp gỡ lại nhau trong năm mới. Và truyền cho nhau nhiều nguồn cảm hứng, động lực hơn. Nếu bạn hay câu lạc bộ của mình đang có nhu cầu thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện sinh nhật thì đừng quên liên hệ tới Vplace để được hỗ trợ chi tiết nhé. Chúc bạn sớm tìm được địa điểm như mong muốn !

Hotline tư vấn chi tiết: 0981.808.029 – 024.35574.077

About the author